Toimariblogi: Pääomamarkkinapäivän järjestäminen

Olimme Inderesillä samaan aikaan ensikertalaisia ja konkareita, kun järjestimme oman pääomamarkkinapäivämme. Ensikertalaisia sen puolesta, että kyseessä oli ensimmäinen pääomamarkkinapäivämme listattuna yhtiönä. Konkareita sen puolesta, että tuotamme vuosittain lähes 100 pörssiyhtiön CMD-tapahtumat Pohjoismaissa. Teimme oman tapahtumamme pääpiirteittäin CMD-käytäntöjä noudattaen ja samalla kokeilimme muutamien asioiden kohdalla rikkoa kaavaa. Kokosin tähän blogiin kokemuksia ja vinkkejä muiden yhtiöiden hyödynnettäväksi.

Tiukka agenda pakotti teroittamaan viestit

Meinasin aluksi pyörtyä, kun tapahtumatiimimme sanoi suunnitteluvaiheessa, että maksimiaika tapahtumalle olisi kaksi tuntia. Olin aikanaan osakeanalyytikkona tottunut jopa koko päivän kestäviin CMD-tapahtumiin, joissa kahlataan kofeiinin ja pullan voimalla läpi kalvosulkeisia. Tapahtumatiimin näkemyksen taustalla oli tilastot hybriditapahtumista vuosien kokemuksella: katsojia on vaikea saada pysymään kiinnostuneina yli puolentoistatunnin ajan.

Aikataulun rajaaminen oli lopulta loistava päätös. Se oli meille kuitenkin vaikeampi ja työläämpi toteuttaa: kuinka saada kaikki olennaiset asiat viestittyä näin rajatussa ajassa? Tämä pakotti jokaisen esiintyjän miettimään ydinviestit tarkasti. Kymmenen minuutin esityksen pitäminen vaatii puhujalta paljon enemmän työtä kuin 30 minuutin. Tapahtuman tempo oli sopivan nopea pitämään yleisö kiinnostuneena. Ja mikä tärkeintä, säästimme osallistujien arvokasta aikaa. Tästä saimme myös yleisöltä hyvää palautetta.

Ennakkomarkkinointi kannattaa

Ennen internetiä pääomamarkkinapäivät olivat fyysisiä tapahtumia ainoastaan valikoiduille salkunhoitajille ja analyytikoille. Nykyään digitaalisessa maailmassa ei ole enää rajoitteita yleisön määrälle – tai sille kuka saa osallistua. Online-yleisö voi olla 50 tai 1000 osallistujaa, eikä sen koko vaikuta tapahtuman kustannuksiin tai toteutustapaan. Siten linjoille kannattaa pyrkiä saamaan mahdollisimman laaja yleisö. Kutsu CMD:lle julkaistaan lehdistötiedotteena, minkä lisäksi kannattaa ottaa käyttöön kaikki kanavat ja keinot mitä yleisön houkuttelemiseksi keksii. Itse käytimme kaikkia somekanavia, Inderesin etusivun banneria, Alma Talentin digimainontaa, sähköpostimarkkinointia sekä lähetimme henkilökohtaisia kutsuja.

Laajan yleisön saaminen tapahtumaan ei ole helppoa. Yhtiösi läheiset salkunhoitajat ja analyytikot tulevat toki paikalle vähintäänkin jo sen takia, että se kuuluu heidän työhönsä. Mutta se, että saat yhdenkin muun sidosryhmän jäsenen investoimaan yli kaksi tuntia hänen arvokasta aikaansa yhtiöösi tutustumiseen, on paljon pyydetty. Sen eteen joutuu tekemään töitä. Inderesin pääomamarkkinapäivässä osallistujia oli noin 300. Jälkitallenteen myötä uniikkien katselijoiden määrä on noussut 600:aan. Nämä ovat pienelle yhtiölle lukuja, joihin voi olla tyytyväinen.

Ei striimattua fyysistä tapahtumaa, vaan hybriditapahtuma

Alun perin fyysisinä tapahtumina järjestettyjen CMD-tapahtumien takanurkkaan ilmestyi joskus 2000-luvun alkupuolella yksi kamera ja teknikko, joka striimasi tapahtuman internetiin. Nykyään hybriditapahtumina tehtävät pääomamarkkinapäivät muistuttavat parhaimmillaan enemmänkin tv-lähetystä. Aito hybriditapahtuma suunnitellaan alusta alkaen huomioiden myös ruudun takana oleva yleisö pienintä yksityiskohtaa myöten. Fyysinen yleisö luo tunnelman sekä kontaktin puhujiin paikan päällä. Oikeiden yksityiskohtien ja brändielementtien huomiointi tekee tapahtumasta sitä edustavan yhtiön näköisen ja tuntuisen. Meillä se näkyi esimerkiksi insert-videoissa, lavastuksessa, valaistuksessa, puhujaintroissa sekä katselusivussa olevissa elementeissä.

CMD tukee sisäistä viestintää

Yksi tärkeä yleisö CMD-tapahtumalle on myös oma henkilöstö. CMD ajoittuu usein yhtiön strategiapäivityksen yhteyteen, joten se on tehokas väline viestiä myös sisäisesti uutta strategiaa. Hybriditapahtuma kannattaa tehdä myös sen takia, että koko henkilöstö pääsee katsomaan lähetyksen ja tallenne jää talteen myöhempään käyttöön. Meillä se hyödynnetään myös esimerkiksi yhtenä perehdytysmateriaalina. Meillä eri toimistoilla järjestettiin kisakatsomoa ja henkilöstö osallistui aktiivisesti. Keräsimme jälkikäteen myös henkilöstöltä palautteen tapahtumasta.

Kenraaliharjoitukset ja loppusekoilun välttäminen

Tapahtuman viimeisiin valmisteluihin kannattaa varata hyvin aikaa, koska stressitason lähtee usein eksponentiaaliseen nousuun viimeisenä päivänä. Meillä CMD oli ajoitettu strategiapäivityksen julkaisun yhteyteen. Strategiatyön viimeiset kokoukset ja viimeistely oli kuitenkin ajoitettu siten, että kenraaliharjoitukset saatiin vasta tapahtumaa edeltävään iltaan. Materiaalit olivat tässä vaiheessa kuitenkin vielä hieman levällään, ja niiden stilisointiin sekä yhtenäistämiseen piti venyä osittain vielä viimeisenä iltana. Ensi kerralla rytmitämme strategiatyön paremmin CMD-suunnittelun kanssa, laitamme materiaalien valmistumiselle tiukat aikarajat ja varaamme riittävästi aikaa loppuviilailulle. Säätöä live-tapahtuman tekemiseen tulee väistämättä, mutta stressiä voi hallita merkittävästi.

Ennen tapahtumaa ihmiset ovat usein hieman jännittyneitä ja hermostuneita tulevasta esiintymisestä. Tämä on normaalia ja kertoo siitä, että kaikki haluavat antaa parhaansa. Onnistuneen tapahtuman jälkeen fiilis tiimissä on kuitenkin aina mahtava ja innostavat ideat seuraavan tapahtuman järjestämisestä alkavat lentelemään.

Jos tarvitset apua ja ideoita onnistuneen pääomamarkkinapäivän järjestämiseen, ota rohkeasti yhteyttä Flik-tapahtumatiimiimme.